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Claves Para Mejorar La Gestión del Tiempo

Es muy frecuente que las PYMES y los emprendedores dentro del horario de su jornada laboral, necesiten solucionar problemas, hacer gestiones en el banco, pagar impuestos, e incluso atender a necesidades que requieren de la presencia física como lo es una visita al médico, recoger los hijos del colegio, etc.

Como dueños de negocios, nuestra pequeña empresa requiere de mucha de nuestra atención, dedicación y tiempo, de su correcta administración depende en muchos casos el desarrollo o puesta en marcha de nuevos proyectos, atender y conseguir a nuevos clientes u oportunidades de ventas.

Si usted no gestiona correctamente el tiempo en actividades que ayuden a hacer crecer el volumen de su negocio entonces este terminara por escorar y hundirse. Los errores y los fallos mas frecuentes que aniquilan a su negocio son:

Falta de autodisciplina.
-  Falta de enfoque.
-  Falta de prioridades.
-  Falta de habilidad, conocimientos o experticia en el nicho de mercado al que se dirige.
Falta de planes.
-  Objetivos poco claros.
-  No establecer una secuencia de actividades de empresa.

Para optimizar y hacer un mejor uso del tiempo que necesita dedicarle a su actividad empresarial, usted debe evitar perder la concentración,  para ello mi primera recomendación es que utilice una agenda diaria de trabajo, la cual le ayudará planificar y mantenerse enfocado en lo que es realmente productivo e importante para de aumentar el volumen de negocio.

A fin de mejorar la gestión del tiempo de la jornada laboral que necesita dedicarle a su negocio o PYME, siga el siguiente plan de trabajo:

1. Tenga a mano y repase al principio de la jornada laboral, su agenda diaria de trabajo,  en ella deberá tener siempre apuntados:

a. Tiempo que le dedicará a las actividades de empresa.
Para gestionar y controlar mejor su tiempo le recomiendo que utilice un reloj/cronometro para controlar el tiempo real que invierte en sus tareas programadas, con lo cual podrá establecer  y controlar el tiempo de trabajo y las pausas para el descanso esto le ayudara a evitar el estrés y las horas muertas.

Al final del día podrá determinar el tiempo real que le dedico a la jornada laboral de su empresa y si realmente gestiono y utilizo correctamente ese tiempo y las horas que efectivamente invirtió para conseguir la ejecución de su plan diario de trabajo.

b. Las citas de negocios.
Usted debe planificar todas las citas de negocios para ello:
Establezca el objetivo de la reunión.
Defina y el tiempo que le dedicara y sea fiel a el.

c. Proyectos nuevos y asuntos pendientes.
Clasifíquelos en:

Proyectos nuevos o actividades pendientes por realizar:
1) Urgentes e Importantes.
2) Importantes pero no Urgentes .

2. A fin de evitar desviaciones y mantenerse enfocado en los asuntos que son realmente importantes para su pequeña empresa haga buen uso del tiempo que le dedicara,  para ello siga las siguientes recomendaciones:

a. Haga buen uso del teléfono.
-  Antes de llamar, planifique la conversación.
-  Filtre y agrupe las llamadas pendientes y trate de apartar un tiempo predeterminado para cada una de ellas.
 
-  Controle la conversación, si esta se extiende innecesariamente, busque excusas para cortarla.
-  Establezca periodos de tiempo donde no recibirá llamadas, salvo en casos de emergencia.

b. Correo postal y electrónico.
-  Gaste menos tiempo escribiendo y utilice mas el teléfono para responder el correo.
-  Piense antes de escribir, lo que usted quiere expresar con palabras.
-  Al escribir, use palabras sencillas y fáciles de entender.
-  Utilice un lenguaje claro, conciso y concreto en la respuesta.
-  Puede incluso escribir respuestas a cartas anotándolas al margen y enviándolas de vuelta.
-  Utilice más el e-mail que las conversaciones telefónicas.

c. Evite las interrupciones.
-  Contemple un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
-  No permita que "algunos" visitantes inesperados tomen asiento.
-  En lo posible reciba a los visitantes fuera de su oficina.
-  No contribuya a alargar las conversaciones innecesarias.
-  Contemple un pequeño margen de tiempo para "imprevistos".

d. Las reuniones de empresa.
-  Planifique el tema de todas las reuniones, fíjese un límite de tiempo y ajústese a él.
-  Evite las reuniones innecesarias, una buena forma de definirlo es hacerse varias preguntas a si mismo como:
a) ¿Podría con una conversación telefónica conseguir el mismo efecto?
b) ¿Es necesaria mi presencia en la reunión o puedo delegar?
-  Prepárese y controle la reunión, resístase a las interrupciones, y en   caso de desviaciones reconduzca el tema.
-  No contribuya a conversaciones innecesarias.

3. Deje todos los días al final de su jornada de trabajo diaria, un margen de tiempo para planificar el trabajo a realizar del día siguiente.


Conclusión:
Es muy importante que aprenda a disciplinarse y a gestionar el tiempo que le dedica a su negocio, le animo a que se decida a hacerlo ahora mismo,  siga estas recomendaciones  y aprenda a centrarse en lo que es realmente beneficioso para su empresa, con ello podrá mejorar la productividad y ayudarle a centrarse en conseguir nuevas oportunidades de negocio. Omar Jareño.


Se autoriza la reproducción de este artículo siempre y cuando se haga en su totalidad, se den los créditos respectivos al autor y se incluyan los enlaces activos a la fuente. Deberá incluir al final del artículo los siguientes datos con los enlaces activos (es decir, que se puedan pulsar):

Nombre del Autor: Omar Jareño Vargas
Web:
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Una vez que lo publique, le agradeceríamos nos enviara un e-mail a:  
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Comentarios (6)add comment

Dalia Aguirre said:

0
Está estupendo...

Está estupendo, pero no estoy de acuerdo con el uso de un reloj cronometro, en virtud de que si un buen gerente es a su vez planificador, no tiene por que usar este instrumento que a mi juicio causaría stress, llevando una agenda bien organizada y con la planificación que corresponde a las actividades a ejecutar no hace falta el referildo reloj.
 
enero 21, 2010
Votes: +0

Neal said:

0
Excelentes recomendaciones...

Estan muy buenas las recomendaciones que das en este articulo, en muchos de los puntos que tratas en este articulo es que a veces dejamos escapar el tiempo y no somos productivos y yo creo que siguiendo estos puntos vamos a ir mejorando y a su vez utilizando el tiempo con mayor efectividad relamente muy bueno.

Estoy a la espera Omar de de temas tan importantes como los que nos has enviado en esta oportunidad.

Que sigan los éxitos.

Neal
 
enero 21, 2010
Votes: +0

Fabian Roman said:

0
Muy Bueno.

Es cuestion de autodisciplina yn seguir los consejos. Saludos

Fabian.
 
febrero 08, 2010
Votes: +0

Eloy Romero Laura said:

0
Un buen artículo...

Es verdad que el Tiempo es lo mas escaso que tenemos en la vida. Una vez perdido no podemos tenerlo otra vez, ya que este no se puede comprar.

Por lo tanto es de vital importancia administrar nuestro tiempo, ya que todos tenemos las 24 horas diarias ni un segundo mas ni un segundo menos. Una de las diferencias entre la gente exitosa y la gente pobre es que la gente exitosa administra bien su tiempo.

Un saludo,

Eloy Romero L.
http://triunfaya.com/blog
 
marzo 11, 2010 | url
Votes: +0

Ana Esteban said:

0
Buen Articulo...

Es muy buen articulo para gente que es muy desorganizada o que empieza a trabajar en breve por primera vez. Es analitico, conciso, con directrices claras y muy practicas, pero... no se puede ir con el cronometro en la muñeca porque tods sabemos que SIEMPRE te va a surgir algun inconveniente en un momento u otro, una llamada, un problema inesperado, un cambio de planes a ultima hora forzoso...en fin, las cosas de la vida misma.

El verdadero secreto está en saber lidiar con eso justamente, con los contratiempos y con tu jornada laboral. En resumen, el articulo es muy bueno pero con algunas salvedades. smilies/wink.gif

Ana.
 
abril 14, 2010
Votes: +0

Raúl Rodríguez said:

0
Una excelente aportación la de este artículo!

Compartiendo mi comentario...De los muchos beneficios que conlleva "Optimizar el tiempo personal" y gestionarlo eficazmente, uno como persona, logrará una mayor libertad... Aunque parezca algo filosófico y/o trillado.

El tiempo es aquello que nos hace ser mejores día a día, el poder ser dueño total de tu vida. Administrar tu tiempo eficazmente te permitirá la capacidad de elegir con mayor precisión una actividad de la otra.

Una excelente aportación la de este artículo!

Reciban un afectuoso saludo.
Raúl Rodríguez.
http://www.lograoptimizartutiempo.com
 
febrero 09, 2011 | url
Votes: +0

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